Productividad: 4 herramientas que puedes implementar de manera muy simple

4 cambios a implementar en tu negocio para ser mas productivo_gnasistente virtual_virtual assistant


En este post te hablo sobre 4 maneras de organizarte y automatizar algunas tareas para tener más tiempo en tu día y ser más productivo. 

Son mejoras de muy fácil aplicación para uses SIEMPRE y que te traerán grandes ahorros de tiempo.

Piensa en qué podrías usar ese tiempo ganado y de seguro te sentirás más motivada o motivado a tomar la decisión de comenzar ya mismo.

«Debemos usar el tiempo sabiamente y darnos cuenta de que siempre es el momento oportuno para hacer las cosas bien.»

Nelson Mandela

Cuando pienses en qué cambios podrías implementar, piensa que no hace falta implementar grandes cambios para ver resultados, muchas veces son aquellos pequeños cambios los que nos hacen tener mejores resultados, porque los vamos incorporándolos de a poco y los vamos haciendo rutina más fácilmente.

Bueno, aquí te hablo de 4 optimizaciones que puedes implementar desde hoy muy fácilmente y que te harán tener más tiempo para dedicarte a lo que verdaderamente importa en tu negocio: su creciemiento.

1. Almacenar tus archivos en la nube

Tener las cosas almacenadas en la nube, es decir almacenar y acceder a datos a través de internet, es la gloria: siempre tienes la información a disponible en cualquier lugar y tu ordenador o teléfono quedan libres.

Además, si tu ordenador se daña o no puedes tener acceso a él, no importa. También, por ejemplo, si vas en el metro y recuerdas una planilla que quieres actualizar, puedes hacerlo.

Hay muchas opciones para almacenar tus archivos en la nube, sólo por mencionar 3: Google Drive, One Drive (Microsoft) y Dropbox. 

Cuál elegir depende un poco de gustos y de qué otras plataformas o aplicaciones uses. Yo prefiero Google Drive, porque tengo cuenta en Gmail desde hace mucho tiempo. 

Pero si usas Windows en el ordenador ya queda integrado para usar OneDrive desde allí sin tener que descargar nada más. Y Dropbox tiene integración con otras aplicaciones muy útiles como Slack.

Aquí hablaré de Google Drive que es la que más uso con mis clientes y personalmente.

Al abrirte una cuenta de Gmail, esta trae incluída muchas aplicaciones muy útiles, entre ellas Google Drive. 

Desde el inicio dispones de 15GB de almacenamiento gratuito y si quieres ampliar esto, puedes. Por ejemplo por €1,99 al mes (o €19,99 al año) dispones de 100GB, que a menos que necesites guardar archivos muy pesados, como por ejemplo muchos vídeos, es más que suficiente.

También te puedes descargar Backup and Sync que te permite sincronizar fotos y archivos en la nube desde un equipo de escritorio. Es decir que es como si tuvieras los archivos guardados en el ordenador.

Si te lo descargas, en tu ordenador aparecerá una carpetita con el nombre de GDrive desde donde podrás acceder a todos tus archivos en la nube.

También lo puedes tener descargado en el móvil. 

Te recomiendo que tengas tus archivos ordenados desde un comienzo, puedes organizarlos haciendo carpetas por proyecto, área de trabajo, etc. 

Mi ejemplo, cuando tengo que hacer traducciones para algún cliente, dejo el archivo con el texto en inglés y en español en la carpeta compartida con mi cliente. Donde no sólo podemos verlo ambos y trabajar sobre el mismo archivo sin tener que descargar o usar ningún programa especial, sino que ya queda ordenado en la carpeta llamada por ejemplo «traducciones».

2. Crear plantillas de respuesta automática

Para los emprendedores actuales, enviar y responder e-mails ocupa una parte importante de su día a día. 

Piensa en todos esos correos diarios donde escribes lo mismo una y otra vez; contacto con potenciales clientes, enviando facturas (esto también puedes hacerse desde una plataforma de facturación), correos de agradecimiento, etc.  Podrías estar ahorrándote al menos una hora diaria, piensa cuantos mejores podrías darte a ese tiempo. 

Se trata justamente de eso, de escribir ejemplos que puedas usar una y otra vez, cambiando sólo algunas cosas, pero que no tengas que escribir lo mismo por completo más de una vez. 

Algunos gestores, como Gmail, te permiten guardar las plantillas allí mismo desde donde luego podrás insertarlas. O, sino puedes guardarlas en tu en una carpeta, por ejemplo en tu Google Drive, y copiar y pegar cada vez que lo necesites.

Mi ejemplo, con algunos clientes tenemos plantillas de mensajes habituales que hemos armado de acuerdo con el estilo que queremos darle a la comunicación y que guardamos en la carpeta compartida de Google Drive. Así hay un criterio unificado de comunicación y los dos tenemos acceso en línea, con lo cual si hay que hacer una modificación, la realizamos allí y luego no es necesario estar enviando correos para compartirla.  

3. Usar una herramienta para cerrar citas de forma automática

Si eres de tener muchas reuniones, una opción es utilizar herramientas que te permitan cerrar tus citas automáticamente. De esta manera, no te verás envuelt@ en una larga cadena de correos con la otra parte para poder coordinar fecha y hora.

Estas herramientas funcionan de manera que puedes indicar a la aplicación cuáles son tus preferencias para reunirte y cuando envías el enlace a la persona con la que debes reunirte, esta sólo tiene que elegir el hueco en el horario que mejor le encaje y ya está, así de fácil.

El link, además de enviarlo por email, puedes integrarlo a tu página web.

Hay varias plataformas que cumplen con esta función y algunas también funcionan muy bien si necesitas coordinar con más de una persona.

Dos opciones gratuitas para que pruebes son:

  • Calendly
  • Timify

Dos opciones gratuitas para que pruebes son:

  • Bookafy
  • Book like a boss

4. Automatizar el uso de tus claves

¿Cuántas veces has perdido tiempo restableciendo tus clave de acceso?

Yo hasta hace un tiempo te hubiera dicho que muchas, pero por suerte hoy en día existen aplicaciones que guardan tus claves de manera segura, y que además te ahorran el hecho de tener que escribir tu nombre de usuario (el cual quizás tampoco recuerdes).

Actualmente uso Lastpass con la que puedes instalarte una extensión en el navegador de muy fácil acceso.

IMPORTANTE: sólo debes recordar tu clave maestra, pero como nadie la conoce, si la pierdes, quizás no puedas recuperarla. Para que sea más fácil recuperarla es importante establecer una clave o pregunta que te ayudará a hacerlo llegado el caso.

Para comenzar a guardar tus contraseñas en tu bóveda (sitio dónde se guardarán tus datos, debes acceder a la aplicación y agregar los sitios que utilizas y agregar la contraseña

Además cuando te loggees en un sitio nuevamente o por primera vez , la aplicación te preguntará si quieres incluir ese acceso en tu bóveda. La aplicación también te da la opción de generar contraseñas super seguras que sean muy difíciles de hackear.

Hay una extensión para Chrome con la que cada vez que te registres en un sitio nuevo, te saltará un mensajito automático preguntándote si quieres añadir esos datos de inicio y sólo basta con clickear sobre añadir y ya está! 

Y por último, una función que está genial, puedes compartir acceso a tus sitios sin tener que compartir tu clave. Esto es muy bueno por ejemplo si trabajas con una asistente virtual y al comienzo no quieres compartir tus datos de seguridad. 

Hay otras que cumplen con la misma función como Keepass o Dashlane. Las 3 que te propongo tienen versiones gratuitas.

Estas herramientas te ayudan a ahorrar tiempo y a tener más control sobre tu negocio.

Además, simplifican muchísimo la coordinación cuando trabajas con más personas, como por ejemplo, una Asistente Virtual. 

Y, si estás buscando que tu día sea más productivo, pero no sabes por donde comenzar a implementar estos cambios, hablemos y juntos podemos hacerlo.

Trabajar con una asistente virtual es un buen punto de partida para llevar a cabo este tipo de cambios y para tener un negocio de éxito y rentable porque te da el tiempo necesario para que te ocupes justamente de eso y no estés preocupándote por las tareas administrativas.

Espero que implementes estos cambios en tu negocio y comiences experimentar sus beneficios.

¡Cuéntame si te han resultado útiles en los comentarios!